Berikut ini adalah contoh sebuah proposal Pengelolaan Proyek Sistem Informasi
PROPOSAL PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI JADWAL KONSULTASI DOKTER RUMAH SAKIT XYZ VIA WEB DAN SMS GATEWAY
COVER LETTER
Kepada
Yth: Jakarta, 24 Maret 2013
Bapak/Ibu Pimpinan Rumah Sakit XYZ
Ditempat
Terimakasih kepada Rumah Sakit XYZ yang
telah memberikan PT. Liner Software kesempatan untuk mengembangkan sistem
informasi yang ada pada rumah sakit tersebut. Dengan semakin besarnya jumlah
pasien di rumah sakit XYZ, jadwal konsultasi dokter menjadi salah satu aspek
penilaian kualitas pelayanan rumah sakit. Pembatalan jadwal konsultasi dokter
secara mendadak dapat menjadi salah satu masalah besar bagi pasien, terutama
bagi pasien yang telah berada di rumah sakit karena tidak mendapatkan informasi
mengenai pembatalan jadwal secara cepat.
Untuk menunjang kualitas pelayanan rumah sakit terutama pada bagian
penjadwalan konsultasi dokter, maka PT. Liner Software akan mengembangkan
sistem informasi penjadwalan konsultasi dokter melalui web dan SMS. Untuk
membangun sebuah aplikasi system informasi tersebut kami menggunakan bahasa
pemrograman PHP database MySQL dan
Gammu sebagai pembangun aplikasi SMS gateway.
Demikian proyek pengembangan
sistem informasi yang dapat kami tawarkan, untuk negosiasi harga kami memberi
waktu sampai 21 hari dari sekarang. Jika keputusan kerja sama telah sepakati
dalam jangka waktu tersebut maka kami akan mengerjakan proyek ini mulai dari
awal bulan Mei, namun jika keputusan kerjasama masih belum bisa ditentukan, PT.
Liner Software hanya bisa bekerja untuk Rumah Sakit XYZ setelah 6 bulan ke
depan dikarenakan perusahaan kami akan melakukan pekerjaan proyek yang lain.
Terimakasih.
Hormat kami,
Team Development
REQUIREMENT DOCUMENT
- LATAR BELAKANG MASALAH
Rumah Sakit XYZ adalah sebuah klinik di Kabupaten
Bogor, yang didirikan sejak tahun 2000. Lokasi strategis Rumah Sakit XYZ yang
dikelilingi pemukiman padat penduduk membuat Rumah Sakit XYZ semakin berkembang
pesat. Menurut penelitian pada tahun 2011 Rumah Sakit XYZ melayani rata-rata
500 -1000 orang pasien per harinya.
Dengan meningkatnya jumlah pasien setiap tahun,
menuntut Rumah Sakit XYZ mempunyai system yang lebih baik terutama pada bagian
penjadwalan konsultasi dokter. Sistem yang digunakan saat ini masih menggunakan
banyak kertas dan pulpen, sistem ini menjadi tidak lagi efektif dan efisien
dengan semakin besarnya jumlah pasien. Misal, jika terjadi perubahan jadwal
praktek atau jadwal konsultasi secara mendadak, pasien tidak mengetahuinya
secara cepat, sehingga dapat menyita waktu dan biaya pasien lebih banyak.
Sesuai dengan salah satu visi Rumah Sakit XYZ
yaitu “Memberikan pelayanan kesehatan bermutu
berorientasi pada kecepatan, ketepatan, keselamatan dan kenyamanan berlandaskan
etika dan profesionalisme” maka Rumah Sakit XYZ membutuhkan sebuah
pengembangan sistem yang mendukung pelayanan rumah sakit dengan berbasis
teknologi informasi yang dapat memudahkan dan mempercepat segala proses yang
berkaitan, tentunya dengan biaya yang kompetitif.
Short Message Service
(SMS) pada awalnya didesain untuk pertukaran message yang berukuran kecil,
terutama digunakan untuk keperluan notifikasi dan paging baik numeric maupun
alphanumeric. Akan tetapi, dengan perkembangan pesan SMS, kemudian bermunculan jenis-jenis
aplikasi yang memanfaatkan fasilitas SMS. Layanan SMS merupakan sebuah layanan
yang bersifat nonreal time dimana sebuah Short Message dapat di-submit ke suatu
tujuan, tidak perduli apakah tujuan tersebut aktif atau tidak. Bila dideteksi
bahwa tujuan tidak aktif, maka system akan menunda pengiriman ke tujuan hingga
tujuan aktif kembali. Pada dasarnya system SMS akan menjamin deliver dari suatu
short message hingga sampai ke tujuan. Kegagalan pengiriman yang bersifat
sementara seperti tujuan tidak aktif akan selalu terdentifikasi sehingga
pengiriman ulang short message akan selalu dilakukan kecuali bila diberlakukan
aturan bahwa Short Message yang melampaui batas waktu tertentu akan dihapus dan
dinyatakan gagal terkirim.
Dalam proyek system
informasi ini akan membahas mengenai pembuatan system informasi jadwal konsultasi
dokter yang mempergunakan Web serta SMS Gateway. Sistem ini dimaksudkan untuk
memberikan layanana informasi jadwal prakter dokter, layanan pemesanan dokter
dan layanan konsultasi kesehatan.
B.
ANALISA KELEMAHAN
- Sistem lama yang masih menggunakan banyak kertas dan pulpen, menjadi tidak efektif dan efisien dengan semakin besarnya jumlah pasien.
- Ada kekhawatiran terjadi kesalahan pencatatan maupun kehilangan dokumen yang tidak tersimpan dengan baik.
- Informasi yang dibutuhkan pasien dalam sistem penjadwalan yang manual tidak dapat tersampaikan secara cepat kepada pasien
C.
ANALISA KELAYAKAN
Untuk memastikan sistem dapat dilanjutkan dan
menguntungkan maka sistem harus dievaluasi kelayakannya.
·
Technical :
Dilihat dari sisi teknikal sistem ini dikembangkan dan diterapkan menggunakan
teknologi yang terbaru, sehingga memudahkan sistem ini untuk diperbaharui
dengan teknologi yang lebih tinggi
·
Economi : Secara
ekonomi sistem ini akan membutuhkan biaya yang tidak terlalu besar, tetapi
kemungkinan hasil yang diberikan oleh sistem akan banyak membantu dan
mempermudah pasien dalam hal penjadwalan konsultasi serta pencarian informasi
mengenai jadwal praktek dokter sehingga sistem ini dinilai layak karena lebih
banyak memberikan nilai manfaat dan keuntungan bagi Rumah Sakit XYZ.
·
Legal : Dari sisi
hukum, data dokter maupun pasien
yang akan disimpan dalam database baru sangat peka. Akses dan penyebaran data
yang tidak sah dapat menyebabkan rumah sakit menjadi sasaran banyak tuntutan
hukum
·
Operational :
Secara operasional sistem ini tidak membutuhkan kemampuan khusus dalam penggunaannya.
Hanya saja, diperlukan pengetahuan dalam menggunakan format-format yang dibutuhkan
untuk mengakses informasi.
·
Schedule :
Aplikasi ini membutuhkan waktu
D.
TUJUAN PROYEK
Proposal ini diajukan
untuk membantu Rumah Sakit XYZ dalam memenuhi kebutuhannya meningkatkan
kualitas pelayanan khususnya dalam system penjadwalan konsultasi dokter. Dengan
berbasis web dan sms, sistem yang diajukan akan memudahkan dan mempercepat
pasien dalam mendapatkan informasi mengenai
jadwal praktek dokter, maupun jadwal konsultasi.
E.
KELUARAN UMUM
Informasi yang dibutuhkan sistem adalah data dokter dan data jadwal
praktek dokter.
F.
INFORMASI
INPUT SECARA UMUM
Informasi
yang di input merupakan informasi yang dibutuhkan client. Misalnya, jika pasien
ingin mengetahui jadwal dokter dengan kode d001, maka pasien akan meminta
informasi tersebut dengan mengirimkan input yang berupa sms dengan format yang
telah di tentukan. Seluruh informasi yang dibutuhkan dapat tersedia pada waktu
yang relative cepat dengan balasan sms dari server.
G.
KINERJA (PERFORMANCE)
Banyaknya tansaksi yang akan diproses
dan data disimpan, tergantung dari banyaknya permintaan informasi dan
pemesanan jadwal konsultasi dokter dari client. Rata-rata waktu yang diperlukan
untuk setiap proses pengiriman informasi yang diminta client adalah 3 menit.
Waktu maksimal proses tersebut adalah 30 menit, jika melebihi waktu maksimal,
maka proses akan dinyatakan gagal. Kemungkinan gagal ini terjadi karena
faktor-faktor yang diantaranya gangguan server, ataupun gangguan jaringan GSM.
H. PENGOPERASIAN DAN LINGKUNGAN
Komputer server akan ditempatkan dirumah sakit yang bersangkutan dan
dikelola oleh seorang admin database, sedangkan client dapat meminta layanan
ini dimanapun client berada selama ada fasilitas pendukungnya.
I.
PENGANTARMUKAAN DENGAN PEMAKAI
Antarmuka pada web yang digunakan oleh admin, menuntut user mengerti
bagaimana mengoperasikan komputer dan database secara umum.
J.
PEMELIHARAAN
DAN DUKUNGAN
Sistem iniJaminan-jaminan
yang dibutuhkan : berapa lama, sampai kapan, bagaimana pengiriman.
K.
DOKUMENTASI
DAN PELATIHAN
Dokumen yang dibutuhkan
adalah berupa katalog yang berisi format-format pengiriman SMS untuk
mendapatkan informasi yang diinginkan. Pelatihan diberikan kepada admin
database agar dapat mengoperasikan server secara baik dan maksimal.
PENGEMBANGAN
DAN IMPLEMENTASI SISTEM
L.
TAHAP PENGEMBANGAN SISTEM
Tahapan- tahapan untuk pengembangan sistem dengan
menggunakan pendekatan terstruktur terdiri dari :
- Survey.
- Analisis.
- Perancangan.
- Implementasi
M.
GAMBARAN
UMUM SISTEM
Dalam proyek ini dibuat
sistem informasi jadwal konsultasi dokter yang berbasis SMS dan Web. Sistem ini
mempunyai tujuan untuk memberikan kemudahan pada client, dalam hal ini calon
pasien supaya informasi mengenai jadwal dokter sekaligus menentukan jadwal
konsultasi sesuai dengan keinginan client. Database ini terkoneksi dengan
program PHP yang telah dihubungkan dengan sebuah ponsel server. Program ini
hanya diperuntukkan pada pasien yang sudah terdaftar saja.
N. SPESIFIKASI
SISTEM YANG DIGUNAKAN
Untuk menjalankan aplikasi
ini di manapun, perlu adanya spesifikasi minimal yang harus dipenuhi,
spesifikasi perangkat lunak dan perangkat keras sebagai berikut.
- Perangkat Keras:
Perangkat keras yang digunakan dalam system ini adalah
perangkat keras yang mendukung proses penerimaan SMS, pengiriman SMS, pengolahan
SMS dan web. Perangkat yang dibutuhkan adalah:
1.
Perangkat telepon seluler beserta nomor telepon seluler
yang berfungsi untuk mengirim dan menerima SMS dari PC ke sistem GSM maupun
sebaliknya. Dalam perencanaan perangkat keras aplikasi ini digunakan handphone
Nokia N70 sebagai devicenya.
2.
Perangkat komputer dengan system operasi Windows 7
Ultimate, prosesor Intel Core 2 Duo
3.
Satu kabel data Nokia, sebagai penghubung antara
handphone dengan PC.
- Perangkat Lunak
1.
Windows 7 Ultimate sebagai sistem operasi.
2.
Gammu v1.27.90 aplikasi open source untuk keperluan SMS
gateway dan memanage handphone.
3.
Dreamweaver 8 sebagai perangkat lunak program PHP
4.
MySQL sebagai server database
O.
IMPLEMENTASI
- Konfigurasi GAMMU
- Instalasi MySQL
- Instalasi modem GSM
- TIM PEMBUAT SISTEM
Nama
|
Peranan
|
Posisi
|
Alex
|
System
Analyst
|
Project
Manager
|
Kelvin
|
Programmer
|
Anggota
Tim
|
| Anisa |
Dokumentator
|
Anggota
Tim
|
- WAKTU PELAKSANAAN
1.
Tanggal mulai
proyek : 15 Agustus 2013
2.
Tanggal akhir
proyek : 15 September 2013
- FEATURE (Jaminan, Dokumen dan Pelatihan)
1.
3 hari full maintenance setelah instalasi dan 1
bulan support (error fix)
2.
Katalog format
pengiriman pesan
3.
Pelatihan
database untuk admin
S. ACCEPTANCE (penerimaan)
Pengembangan sistem aplikasi SMS gateway dibagi
menjadi 3 tahap utama;
- Tahap 1 Membuat spesifikasi dan design software
- Tahap 2 Coding dan Instalasi jaringan
- Tahap 3 Instalasi software, testing & dokumentasi serta pemeliharaan data.
Setiap tahap
akan diselesaikan kurang lebih 8 hari, masing-masing tahap akan mulai dikerjakan
apabila pihak Rumah Sakit XYZ telah memenuhi persyaratan sebagai berikut :
1.
Melunasi 50%
pembayaran per tahap sebelum proyek dikerjakan dan 50% sisanya setelah tahap
selesai dikerjakan.
Ikut
andil dalam memberikan masukkan mengenai apa yang diinginkan untuk sistem yang
akan dikembangkan.
T. JADWAL
PELAKSANAAN
KEGIATAN
|
MASA PELAKSANAAN PEKERJAAN(PER
MINGGU)
|
|||||||
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
6
|
7
|
8
|
|
Survey
|
||||||||
Analisis
|
||||||||
Perancangan
|
||||||||
Implementasi
|
||||||||
Tabel 1
Jadwal Pelaksanaan
U.
RINCIAN BIAYA
1. Biaya Persiapan Operasi
a. Biaya Instalasi Software
- Sistem Operasi Windows 7 Ultimate : Rp. 1.800.000
- Adobe Dreamweaver CS 5 : Rp. 3.800.000
- Alamat Domain Server : Rp. 100.000
- No SMS Premium : Rp. 5.000.000
b. Biaya Instalasi Hardware
- Prosesor Intel Core 2 Duo : Rp. 1.600.000
- Memori SDRAM 256 Mb : Rp. 500.000
- Monitor LED 21” : Rp. 2.000.000
- Mouse dan Keyboard : Rp. 200.000
- Modem : Rp. 500.000
2. Biaya Proyek
- System Analyst : Rp. 5.000.000
- Programmer : Rp. 4.000.000
- Dokumentator : Rp. 3.000.000
- Biaya Transportasi : Rp. 300.000
3. Tahap Analisis dan Desain
·
a. Biaya Mengumpulkan Data, Dokumentasi : Rp. 120.000
- b. Biaya Rapat : Rp. 180.000
4. Tahap Penerapan Sistem
- Biaya pelatihan sistem aplikasi : Rp. 500.000
5. Biaya Operasi dan Perawatan
- Biaya perawatan Hardware : Rp. 2.000.000
- Biaya perawatan Software : Rp. 2.000.000
- Biaya Konsultasi : Rp. 1.000.000
Total Biaya Keseluruhan Rp. 33.300.000
V. PENUTUP
Demikian
proposal yang kami ajukan sebagai bahan pertimbangan bapak/ibu dalam memilih
pengembangan sistem penjadwalan konsultasi dokter. Kami mengharapkan dukungan
dan partisipasi dari bapak/ibu agar nantinya kerjasama ini dapat terlaksana
dengan baik dan tercapai tujuan bersama. Terimakasih.
W. TERMINOLOGI
- Adobe Dreamweaver
merupakan program penyunting halaman
web keluaran Adobe Systems yang dulu dikenal sebagai Macromedia Dreamweaver keluaran Macromedia. Program ini banyak digunakan oleh pengembang web
karena fitur-fiturnya yang menarik dan kemudahan penggunaannya
- Data flow diagram (DFD)
adalah alat pembuatan model yang
memungkinkan profesional sistem untuk menggambarkan sistem sebagai suatu
jaringan proses fungsional yang dihubungkan satu sama lain dengan alur
data,baik secara manual maupun komputerisasi.
- Dokumentator
Pembuat dokumen, mencatat setiap
langkah selama pengembangan sistem berlangsung
- Domain
adalah nama unik yang diberikan
untuk mengidentifikasi nama server komputer seperti web server atau email
server di internet.
- Hardware
hardware atau dalam bahasa
indonesia-nya disebut juga dengan nama “perangkat keras” adalah salah satu komponen
dari sebuah komputer yang sifat alat nya bisa dilihat dan diraba secara
langsung atau yang berbentuk nyata, yang berfungsi untuk mendukung proses
komputerisasi.
- My SQL
MySQL adalah singkatan "My Structured Query
Language". Program ini berjalan sebagai servermenyediakan
multi-user mengakses ke sejumlah database.
- PHP
adalah bahasa skrip yang
dapat ditanamkan atau disisipkan ke dalam HTML. PHP banyak dipakai
untuk memrogram situs web dinamis.
- Project manager
adalah seorang profesional di
bidang manajemen proyek. Manajer proyek dapat memiliki tanggung
jawab pelaksanaan, perencanaan dan penutupan proyek, biasanya berkaitan
dengan industri konstruksi, arsitektur, Aerospace
dan Pertahanan, jaringan komputer, telekomunikasi
ataupengembangan perangkat lunak.
- Sistem
sistem berasal dari bahasa Latin (systēma)
dan bahasa Yunani (sustēma) adalah
suatu kesatuan yang terdiri komponen atau elemen yang
dihubungkan bersama untuk memudahkan aliran informasi, materi atau energi.
- Sistem analisis
adalah seseorang yang bertanggung
jawab atas penelitian, perencanaan, pengkoordinasian, dan merekomendasikan pemilihan perangkat
lunak dan sistem yang paling sesuai dengan kebutuhan organisasi
bisnis atau perusahaan.
- Software
adalah sekumpulan data elektronik
yang disimpan dan diatur oleh komputer, data elektronik yang disimpan oleh
komputer itu dapat berupa program atau instruksi yang akan menjalankan suatu
perintah.
- Website
Tidak ada komentar:
Posting Komentar