perubahan organisasi pada perpustakaan perguruan tinggi

Era globalisasi telah mengubah dunia menjadi seakan tanpa batas, perkembangan ilmu pengetahuan kian pesat dan pada waktu yang sama di tempat yang berbeda informasi dapat diperoleh dengan mudah. Sebagai konsekuensi logis terjadilah ledakan informasi yang tentunya memerlukan suatu teknologi yaitu teknologi informasi untuk dapat mengakses dan menyebarluaskan informasi tersebut dengan cepat.

Pesatnya kemajuan teknologi informasi dewasa ini berdampak cukup luas terhadap semua lini kehidupan, termasuk kehidupan organisasi salah satunya adalah organisasi perpustakaan perguruan tinggi. Ditambah lagi dengan kehidupan masyarakat global yang penuh tantangan menuntut organisasi perpustakaan perguruan tinggi dengan segenap potensi dan misi mampu menempatkan diri dalam konteks lingkungan strategis yang selalu berubah.

Perpustakaan perguruan tinggi sebagai pusat dokumentasi dan informasi serta sumber literatur mendukung Tridharma Perguruan Tinggi dalam pendidikan dan pengajaran, penelitian dan pengabdian pada masyarakat. Perpustakaan adalah yang pertama merasakan dampak dari ledakan informasi, karena untuk menyimpan, mengelola dan menyebarluaskan

informasi tersebut menjadi tanggungjawab perpustakaan.. Kehadiran Teknologi Infor­masi telah merubah wahana penyampaian informasi di perpustakaan dari berbasiskan kertas dan cetak menjadi multi media, di samping itu sistem pelayananpun berubah dari manual ke otomasi

Sehubungan dengan itu sudah saatnya suatu perubahan pada organisasi perpustakaan dioptimalkan yang secara spesifik berupa perubahan teknologi dalam bentuk otomasi perpustakaan. Perubahan pada organisasi perpustakaan perguruan tinggi merupakan sebuah ekspektasi dalam era globalisasi ini dan hendaklah dapat dimanifestasikan dalam bentuk aplikasi Teknologi Informasi.

Perubahan organisasi bisa berupa perubahan teknologi, struktur, individu dan fisik yang membutuhkan pengetahuan, keterampilan serta budaya baru. Dalam melakukan perubahan terhadap organisassi banyak faktor yang menghambat perubahan tersebut termasuk budaya organisasi yang menolak akan perubahan serta kepemimpinan yang lemah. Pernyataan tersebut didukung oleh pendapat Daff (1988: 659) bahwa kepemimpinan dapat mendorong serta mendukung kreatifitas untuk membantu pengikut dan organisasi agar lebih menerima serta siap berubah. Selanjutnya penelitian Bishop (2001: 2020-227) menyatakan bahwa pimpinan pada tingkat puncak memfasilitasi kemampuan untuk perubahan dalam tingkatan mendukung serta mengembangkan kemampuan untuk perubahan. Hasil penelitian tersebut menyiratkan bahwa semakin kuat kepemimpinan seseorang dalam melakukan tindakan untuk perubahan organisasi maka akan semakin tinggi tingkat tercapainya perubahan organisasi, sebaliknya semakin lemah kepemimpinan seseorang dalam mempengaruhi dan menggerakkan orang lain untuk melakukan perubahan, maka semakin rendah pula tingkat tercapainya perubahan.

Pengaruh dan tanggung jawab kepemimpinan seperti yang disebutkan di atas sudah barang tentu menuntut pengetahuan, keterampilan, profesional, dan latar belakang pendidikan tinggi. Khusus untuk kepemimpinan perpustakaan perguruan tinggi, yang akan mengimplementasikan Teknologi Informasi sebagai suatu perubahan, pendidikan mereka seharusnya S2 ilmu perpustakaan dan minimal sarjana perpustakaan, karena semasa pendidikan, mereka cukup dibekali dengan ilmu dan keterampilan aplikasi teknologi informasi untuk perpustakaan. Namun pada kenyataan sebagian besar jabatan pimpinan perpustakaan perguruan tinggi khususnya di Sumatera Utara lebih mengacu pada kepangkatan tanpa latar belakang pendidikan ilmu perpustakaan. Hal tersebut terungkap melalui pengumpulan data (survei penulis tahun 2006 terhadap 21 perpustakaan perguruan tinggi di Sumatera Utara) pimpinan perpustakaan yang berlatar belakang pendidikan S2 sebanyak 4,76%, S1 19,05%, Diploma3 4,76%, dan 71,43% dengan latar belakang non sarjana ilmu perpustaan. Kondisi ini yang mungkin meyebabkan sebagian kepemimpinan perpustakaan belum mampu membawa organisasinya pada perubahan dengan konsep pemanfaatan teknologi informasi.

Pembahasan

Perubahan Organisasi (Organizational Change)

Untuk memahami perubahan organisasi secara teoretis, penulis mengumpulkan beberapa definisi dan konsep para ilmuan. Michel Beer (2000: 452) menyatakan berubah itu adalah memilih tindakan yang berbeda dari se belumnya, perbedaan itulah yang menghasilkan sustu perubahan. Jika pilihan hasilnya sama dengan yang sebelumnya berarti akan memperkuat status quo yang ada. Selanjutnya Winardi (2005: 2) menyatakan, bahwa perubahan organisasi adalah tindakan beralihnya sesuatu organisasi dari kondisi yang berlaku kini menuju ke kondisi masa yang akan datang menurut yang di inginkan guna meningkatkan efektivitasnya. Sejalan dengan itu Anne Maria (1998: 209) berpendapat, bahwa perubahan organisasi adalah suatu tindakan menyusun kembali komponen-komponen organisasi untuk meningkatkan efisiensi dan efektifitas organisasi. Mengingat begitu pentingnya perubahan dalam lingkungan yang bergerak cepat sudah saatnya organisasi tidak menunda perubahan, penundaan berarti akan menghadapkan organisasi pada proses kemunduran.

Akan tetapi perlu diingat bahwa tidak semua perubahan yang terjadi akan menimbulkan kondisi yang lebih baik, sehingga perlu diupayakan agar perubahan tersebut diarahkan kearah yang lebih baik dibandingkan dengan kondisi yang sebelumnya.

Pendapat yang senada dikemukakan oleh JO. Bryson (1990: 374) seorang pakar dalam manajemen perpustakan menyatakan bahwa ”when one or more elements in alibrary change it is called organizational change” Pendapat Bryson tersebut menunjukkan bahwa salah satu unsur saja dalam organisasi yang berubah, sudah dapat dikatakan sebagai perubahan organisasi.

Dari beberapa definisi tentang perubahan di atas dapat ditarik pengertian bahwa perubahan organisasi itu merupakan suatu tindakan yang dilakukan terhadap unsur-unsur dalam suatu organisasi untuk meningkatkan efektivitas organisasi menuju ke arah yang lebih baik

daripada sebelumnya. Perubahan merupakan bagian dari kehidupan manusia, dan dapat juga terjadi pada organisasi termasuk organisasi perpustakaan.

Perpustakaan sebagai organisasi nirlaba tidak dapat terhindar dari perubahan, kehadiran perkembangan teknologi informasi merupakan dorongan eksternal yang utama akan merubah unsur-unsur dari organisasi perpustakaan. Setiap organisasi mempunyai target perubahan yang berbeda sesuai dengan kebutuhan dan faktor dominan yang mendorong perubahan tersebut, begitu juga perubahan pada perpustakaan perguruan tinggi termasuk perubahan yang direncanakan yang diakibatkan oleh dorongan teknologi informasi.

Sehubungan dengan itu Bryson (1990: 374- 375) menjelaskan bahwa perubahan yang mendasar pada organisasi perpustakaan adalah:

1.    Perubahan teknologi yang meliputi otomasi perpustakaan pada bidang: proses pengatalogan, pelayanan pemakai dan sistem pengadaan bahan pustaka, Sistem penelusuran informasi seperti CD-ROM dan OPACs, internet.

2.    Perubahan struktur, sebagai hasil dari komputerisasi yang meliputi spesialisasi kerja, wewenang, departementalisasi dan rentang kendali.

3.    seting pisik, meliputi letak tata ruang, desain interior, fasilitas penempatan peralatan sesuai dengan kebutuhan kerja.

Pernyataan Bryson tersebut lebih memperjelas bahwa perubahan organisasi perpustakaan yang utama adalah pemanfaatan teknologi informasi yang secara otomatis akan merubah struktur dan penataan pisik dan individu (people) di perpustakaan.

Sebagaimana yang dijelaskan di atas bahwa untuk melaksanakan perubahan organisasi di perpustakaan perguruan tinggi tidaklah mudah, kepemimpinan merupakan faktor kunci dalam menentukan suksesnya suatu organisasi menuju perubahan. Berikut ini akan dibahas lebih luas tentang konsep kepemimpinan perubahan yang berlandaskan pada teori.

PERANAN ORGANISASI DALAM PERUSAHAAN

PENGERTIAN ORGANISASI MENURUT AHLI

1. Organisasi Menurut Stoner
Organisasi adalah suatu pola hubungan-hubungan yang melalui mana orang-orang dibawah pengarahan manajer dan tujuan bersama.

2. Organisasi Menurut James D. Mooney
Organisasi adalah bentuk setiap perserikatan manusia untuk mencapai tujuan bersama

3. Organisasi Menurut Chester I. Bernard
Suatu system kegiatan kerjasama dari 2orang atau lebih dengan sesuatu yg tidak terwujud & tidak bersifat perseorangan.



II. HUBUNGAN ORGANISASI,MANAJEMEN & TATA KERJA


Manajemen
Menjelaskan perlunya ada proses kegiatan dan pendayagunaan sumber-sumber serta waktu sebagai faktor-faktor yang diperlukan untuk pelaksanaan kegiatan demi tercapainya tujuan

Tata kerja
Menjelaskan bagaimana proses kegiatan itu harus dilaksanakan sesuai dengan sumber-sumber dan waktu yang tersedia

Organisasi
Organisasi adalah susunan dan aturan dari berbagai-bagai bagian (orang dsb) sehingga merupakan kesatuan yang teratur.

• Hubungan organisasi dan manajemen
Organisasi adalah sebagai alat dari manajemen untuk mencapai tujuan

• Hubungan manajemen dan tata kerja

Manajemen berfungsi untuk menjelaskan perlu ada proses kegiatan & pendayagunaan sumber-sumber untuk pelaksanaan kegiatan. Tata kerja berfungsi menjelaskan agar kegiatan itu dilaksanakan sesuai dengan sumber-sumber & waktu yang ada.

• Hubungan Manajemen,Organisasi & Tata kerja

Manajemen merupakan proses kerjasama agar tujuan tercapai .Organisasi adalah alat untuk pencapaian tujuan dan pengelompok.dan tata cara mengatur bagaimana kerjasama itu dilakukan agar tujuan tercapai secara efisien



III.Tipe Struktur Organisasi

Ada beberapa jenis struktur organisasi dan perusahaan harus memilih mana yang terbaik sesuai dengan kebutuhannya.

1.Struktur Tradisional

Struktur ini berdasarkan fungsi divisi dan departemen. Ini adalah jenis struktur yang mengikuti aturan dan prosedur organisasi. Dicirikan dengan memberikan garis otoritas yang jelas di seluruh level manajemen. Jenis struktur dibawah struktur tradisional adalah :

2. Struktur Lini
Adalah jenis struktur yang memiliki lini perintah yang sangat spesifik. Persetujuan dan perintah dari jenis struktur ini berasal dari atas ke lini yang bawah. Struktur ini sesuai untuk organisasi yang kecil seperti kantor akunting atau kantor hukum. Jenis struktur seperti ini memudahkan pengambilan keputusan, dan bersifat informatif. Mereka memiliki departemen yang lebih sedikit, yang membuat seluruh organisasi sangat desentralisasi.

3. Struktur Lini dan Staff
Meskipun struktur lini sesuai untuk kebanyakan organisasi, khususnya organisasi yang kecil, tapi tidak efektif untuk organisasi yang lebih besar. Dimana struktur organisasi lini dan staff memainkan perannya. Lini dan struktur menggabungkan struktur lini dimana informasi dan persetujuan berasal dari atas ke bawah, dengan dukungan dan spesialisasi staf departemen. Stuktur organisasi lini dan staff lebih terpusat. Manajer lini dan staff memiliki otoritas pada bawahannya. Pada jenis stuktur organiasai ini, proses pengambilan keputusan menjadi lebih lambat karena lapisan dan panduan yang tipikal, dan jangan melupakan formalitas didalamnya.

4. Struktur fungsional
Jenis struktur organisasi ini mengelompokkan orang berdasarkan fungsi yang mereka lakukan dalam kehidupan profesional atau menurut fungsi yang dilakukan dalam organisasi. Bagan organisasi untuk organisasi berbasis fungsional terdiri dari Vice President, Sales department, Customer Service Department, Engineering atau departemen produksi, departemen Akunting dan Administratif .

IV.PERAN ORGANISASI DI DALAM PERUSAHAAN
BERDASARKAN STRUKTUR ORGANISASI
I. menciptakan bayangan kesuksesan untuk bisnis kita, dengan memiliki Struktur Organisasi kita telah berimajinasi seperti apa bisnis kita dimasa mendatang. Divisi – divisi dan posisi – posisi apa saja yang nanti akan ada bisa tergambar dengan jelas saat ini.
II. memudahkan pengembangan Sumber Daya Manusia, dengan Struktur Organisasi kita mampu melihat bagian-bagian perusahaan mana saja yang nantinya membutuhkan SDM, Struktur Organisasi juga bisa menjadi alat pada saat kita melakukan perekrutan atau penambahan karyawan nantinya. Dengan adanya Struktur Organisasi kita akan berusaha untuk mendapatkan SDM yang berkualitas pada posisi-posisi yang saat ini masih kosong atau rangkap jabatan. Bagi karyawan Struktur Organisasi ini juga akan menjadi motivasi tersendiri untuk naik jabatan pada posisi diatasnya, tanpa Struktur Organisasi karyawan tidak/ belum mengetahui apakah ada jabatan diatas posisinya saat ini.
III. fungsi delegasi, dengan Struktur Organisasi kita bisa dengan mudah memisah fungsi delegasi antar setiap bagian pekerjaan, sekalipun rangkap jabatan masih ada setidaknya akan diketahui pada posisi mana kita sedang bekerja. Hal ini akan sangat terasa ketika kita telah memiliki karyawan, kadangkala kita melimpahkan pekerjaan pada karyawan tetapi hal itu tidak sesuai dengan lingkup pekerjaannya, sehingga hasil pekerjaan tersebut menjadi tidak maksimal, jika sejak awal kita telah menempatkan karyawan tadi pada suatu posisi tertentu dalam Struktur Organisasi maka kita bisa melihat apakah pekerjaan yang didelegasikan sudah sesuai dengan posisi dan lingkup pekerjaan karyawan tersebut. Dari Struktur Organisasi ini pula kita akan mengetahui posisi – posisi mana saja yang sudah waktunya untuk di delegasikan.


Dengan adanya fungsi-fungsi diatas kita dapat mengetahui bagaimana pentingnya struktur organisasi dapat membuat perusahaan lebih terarah / lebih terbuka cara kita mengatur suatu perusahaan .


Organisasi Niaga
Organisasi yang tujuan utamanya mencari keuntungan

Macam-macam Organisasi Niaga
1. Perseroan Terbatas (PT)‏
2. Perseroan Komanditer (CV)‏
3. Firma (FA)‏
4. Koperasi
5. Join Ventura
6. Trus
7. Kontel
8. Holding Company


Karena organisasi ini bertujuan untuk mencari kauntungan maka yg harus diperhatikan adalah

Pertama: pemasaran dan penjualan.

Seringkali perusahaan baru bangkrut karena divisi pemasaran dan penjualannya loyo. Banyak yang merasa mampu membuat solusi multimedia dan informatika membuat usaha baru namun setahun kemudian tutup karena tidak dapat proyek. Tugas divisi ini adalah melakukan riset pasar, promosi, mencari prospek klien, melakukan presentasi sampai dapat menghasilkan proyek untuk perusahaan.
Kedua: produksi. buatlah struktur organisasi yang tepat.

Dalam perusahaan yg kita kelola harus mempunyai struktur organisasi yg jelas & tepat agar sesuai dengan kebutuhan perusahaan

Ketiga: Administrasi dan Keuangan.

Divisi ini bertanggung jawab terhadap masalah legal, administrasi, penagihan, pembayaran, termasuk membayar gaji karyawan.


STRUKTUR ORGANISASI YG TEPAT ADALAH . Struktur fungsional
Jenis struktur organisasi ini mengelompokkan orang berdasarkan fungsi yang mereka lakukan dalam kehidupan profesional atau menurut fungsi yang dilakukan dalam organisasi. Bagan organisasi untuk organisasi berbasis fungsional terdiri dari Vice President, Sales department, Customer Service Department, Engineering atau departemen produksi, departemen Akunting dan Administratif

ORGANISASI DAN MASALAH ORGANISASI

Organisasi berasal dari bahasa Yunani organon yang berarti alat. Organisasi adalah suatu kelompok orang dalam suatu wadah untuk tujuan bersama. Dalam ilmu-ilmu sosial, organisasi dipelajari oleh periset dari berbagai bidang ilmu, terutama sosiologi, ekonomi, ilmu politik, psikologi, dan manajemen. Kajian mengenai organisasi sering disebut studi organisasi (organizational studies),perilaku organisasi (organizational behaviour) atau analisa organisasi (organization analysis).
Organisasi pada dasarnya digunakan sebagai tempat atau wadah dimana orang-orang berkumpul, bekerjasama secara rasional dan sistematis, terencana, terorganisasi, terpimpin dan terkendali, dalam memanfaatkan sumber daya (uang,material, mesin, metode, lingkungan), sarana-parasarana, data, dan lain sebagainya yang digunakan secara efisien dan efektif untuk mencapai tujuan organisasi.
Sebuah organisasi dapat terbentuk karena dipengaruhi oleh beberapa aspek seperti penyatuan visi dan misi serta tujuan yang sama dengan perwujudan eksistensi sekelompok orang tersebut terhadap masyarakat. Organisasi yang dianggap baik adalah organisasi yang dapat diakui keberadaannya oleh masyarakat disekitarnya, karena memberikan kontribusi yang baik, seperti pengambilan sumber daya manusia dalam masyarakat sebagai anggotanya sehingga menekan angka pengangguran.
Orang-orang yang ada di dalam suatu organisasi mempunyai suatu keterkaitan yang terus menerus. Keterkaitan ini, bukan berarti keanggotaan seumur hidup melainkan sebaliknya, organisasi menghadapi perubahan yang konstan di dalam keanggotaan mereka, meskipun pada saat mereka menjadi anggota, orang-orang dalam organisasi berpartisipasi secara relatif teratur.
Dalam berorganisasi setiap individu dapat berinteraksi dengan semua struktur yang terkait baik itu secara langsung maupun secara tidak langsung kepada organisasi yang mereka pilih. Supaya interaksi berjalan secara efektif setiap individu bisa berpartisipasi pada organisasi yang bersangkutan. Dengan berpartisipasi setiap individu dapat lebih mengetahui hal-hal apa saja yang harus dilakukan dan hal apa yang sebaiknya dihindari.
Definisi partisipasi adalah keterlibatan mental atau pikiran dan emosi atau perasaan seseorang di dalam situasi kelompok yang mendorongnya untuk memberikan sumbangan kepada kelompok dalam usaha mencapai tujuan.
Dalam berorganisasi para anggotanya dituntut untuk aktif berperan serta. Keterlibatan aktif dalam berpartisipasi, bukan hanya berarti keterlibatan jasmaniah semata, melainkan juga dapat berpartisipasi dalam bentuk keterlibatan mental, pikiran, dan emosi atau perasaan seseorang dalam situasi kelompok yang mendorongnya untuk memberikan sumbangan kepada kelompok dalam usaha mencapai tujuan serta turut bertanggung jawab terhadap usaha yang bersangkutan. Menuruth Keith Davis ada tiga unsur penting partisipasi, yaitu :
1. Unsur pertama, bahwa partisipasi atau keikutsertaan sesungguhnya merupakan suatu keterlibatan mental dan perasaan, lebih daripada semata-mata atau hanya keterlibatan secara jasmaniah.
2. Unsur kedua adalah kesediaan memberi sesuatu sumbangan kepada usaha mencapai tujuan kelompok. Hal ini berarti, bahwa terdapat rasa senang, kesukarelaan untuk membantu kelompok.
3. Unsur ketiga adalah unsur tanggung jawab. Unsur tersebut merupakan unsur yang menonjol dari rasa menjadi anggota. Hal ini diakui sebagai anggota artinya ada rasa “sense of belongingness”.
Organisasi yang terdiri dari anggota tentu saja pasti ada masalah di dalamnya, karena tidak semua pendapat dan keinginan manusia sama. Tetapi itu bukan halangan untuk membuat sebuah organisasi berkembang, karena segala sesuatu pasti ada solusinya, termasuk masalah perbedaan pendapat. Beberapa contoh masalah dalam organisasi antara lain adalah :
a. Koordinasi dalam program kerja : jika koordinasi dengan antar anggota organisasi kurang baik, maka program kerja yang sudah dicanangkan bisa saja kurang sukes.
b. Koordinasi dengan pimpinan : terkadang sebagai anggota ada rasa takut atau sungkan untuk sharing atau konsultasi dengan pimpinan, dan akhirnya anggota mengambil inisiatif sendiri yang kurang sesuai dengan aturan organisasi yang bersangkutan. Atau terkadang ada pemimpin yang tidak tanggap terhadap kebutuhan dan keinginan anggotanya. Sehingga tidak ada komunikasi antara pimpinan dengan anggota.

ARTI SEBUAH KEPIMPINAN (LEADHER SHIP)

Teori kepemimpinan

a. Teori sifat kepemimpinan

Teori ini mengatakan bahwa seseorang itu dilahirkan membawa atau tidak membawa sifat-sifat yang diperlukan bagi pimpinan atau tidak membawa sifat-sifat yang diperlukan bagi pimpinan atau dengan individu yang lahir telah membawa ciri-ciri tertentu yang memungkinkan dia menjadi seorang pemimpin.

b. Teori Path – Goal

Teori ini merupakan pengembangan yang wajar sebab kepemimpinan erat hubungannya dengan motivasi di satu pihak dan kekuasaan di pihak lain. Teori Path – Goal ini menganalisa pengaruh kepemimpinan terhadap motivasi bawahan, kepuasan dan pelaksanaan kerja.

c. Teori sifat

Teori ini merupakan analisa ilmiah tentang kepemimpinan, dimiliki dengan memusatkan perhatian pada pemimpin itu sendiri. Ada beberapa faktor yang bisa diteliti dari kepemimpinan yaitu: kecerdasan, perasaan humor, kejujuran, simpati, dan percaya diri.

d. Teori kelompok

Teori beranggapan bahwa kelompok bisa mencapai tujuannya dengan melalui pertukaran positif antara pimpinan dan bawahan.

2. Pendekatan kepemimpinan

Berbagai studi tentang kepemimpinan mengelompokkan pendekatan kepemimpinan menjadi tiga pendekatan yaitu :

a. Pendekatan atas traits

Yaitu pendekatan berdasarkan sifat, perangai atau kualitas yang diperlukan seseorang untuk menjadi pimpinan.

b. Pendekatan behavior (perilaku)

Yaitu pendekatan yang mempelajari perilaku yang diperlukan untuk menjadi pemimpin yang efektif.

c. Pendekatan contingency

Yaitu pendekatan berdasarkan atas faktor-faktor situasional, untuk menentukan gaya kepemimpinan efektif.

KOMUNIKASI ORGANISASIONAL

I)                    MACAM-MACAM KOMUNIKASI

a.       One Way Traffic: Komunikasi satu arah yang artinya komunikasi ini terjadi jika seseorang yang mengirim berita tidak bermaksud menerima umpan balik (respon) dari orang yang menerima secara langsung. Contoh: Perintah atasan ke bawahan.

b.      Two Way Traffic: Komunikasi yang terjadi antara seseorang dengan orang lain dimana kedua belah pihak sama-sama aktif dalam memberikan tanggapan, komunikator dan komunikan sama-sama aktif merespon, berinteraksi dan bereaksi. Contoh: Hubungan antara sesama teman atau karyawan dalam tingkatan struktur yang sama.

II)                  CARA-CARA KOMUNIKASI

a.       Komunikasi Langsung:

Komunikasi yang dilakukan dalam penyampaian berita, laporan maupun perintah antara si pengirim berita (komunikator) kepada sipenerima berita (komunikan) dilakukan secara langsung, respon atau umpan balik diterima pada saat itu juga.

b.      Komukasi Tidak Langsung:

        Penyampaian berita tidak dilakukan secara langsung  hanya         melalui orang lain ataupun secara tertulis, sehungga umpan balik           menjadi tertunda.

c.       Komunikasi Formal:       Komunikasi yang dilakukan antara sesama anggota organisasi     disesuaikan dengan urutan atau tingkatan dalam struktur organisasi.               Kalau disampaikan dari atasan ke bawahan biasanya dalam bentuk    perintah dan apabila dari bawahan ke atasan bisanya berbentuk laporan.

d.      Komunikasi Informal:

        Aliran komunikasi yang terjadi antara sesama karyawan dalam suatu organisasi disebut dengan “the grapevine” biasanya disebarkan melalui desas-desus atau kabar angin dari mulut ke mulut.

SALURAN KOMUNIKASI FORMAL:

a.       Aliran Vertkal

                Aliran ini mencakup seluruh transasksi yang meliputi aliran informasi ke bawah maupun ke atas yang terjadi antara atasan dan bawahan dalam suatu organisasi.

                Aliran Komunikasi Vertikal ke bawah dapat berbentuk:

§   Rantai perintah

§   Desas-desus

§   Serikat pekerja

§   Plakat dan papan nama

§   Majalah perusahaan

§   Surat pada karyawan

§   Buku petunjuk karyawan

§   Kontak informasi

§   Sistem pengeras suara

§   Kertas terima gaji

§   Laporan tahunan

§   Peretemuan kelompok

Gerakan informasi ke atas melalui tingkatan-tingkatan hirarki organisasional paling sering berbentuk umpan balik pelaksanaan kerja dan secara mendasar dihubungkan dengan fungsi pengawasan. Secara lebih rinci Aliran komunikasi vertikal ke atas dapat berbentuk:

§   Kontak tatap muka

§   Pertemuan kelompok

§   Daftar pertanyaan kerja

§   Surat usulan

§   Pemberian saran

§   Wawancara

§   Mata-mata karyawan

§   Serikat pekerja

§   Desas-desus

§   Kebijakan pintu terbuka

b.      Aliran Horisontal (Lateral)

                Komunikasi ini mencakup seluruh penyampaian informasi yang mengalir secara lateral dalam suatu organisasi yaitu komunikasi antara bagian kelompok kerja yang sama tingkatan atau kelompok yang mempunyai kedudukan status yang sederajat.

c.       Aliran Diagonal

                Aliran ini mencakup seluruh transmisi antara aliran vertikal dan horisontal contohnya adalah bagaimana terjadi interaksi antara manajer dengan para anggota staff dan unit-unit pelayanannya.

III)                FASE, TUJUAN DAN HAMBATAN KOMUNIKASI

                        Perkembangan komunikasi terbagi dalam 2 tahap:

a.       Fase Ekstensif:

        Fase dimana terjadi perkembangan cepat informasi secara kuantitatif.

b.      Fase Intensif

        Perkembangan cepat secara kualitatif. Dalam perkembangan ini sering                 kali saluran komunikasi tidak dapat menampung kebutuhan informasi          sehinggaakan mengakibatkan :

§   Pemimpin menghadapi beban kelebihan informasi

§   Kesulitan penyimpanan serta pengambilan informasi dari tempat penyimpanan semula

§   Gangguan dalam proses umpan balik

§   Gangguan dalam waktu pelepasan informasi

§   Pemanfaatan tak efektif jaringan komunikasi yang ada

Tujuan Komunikasi

Menurut James. G. March dan Herbert A. Simon tujuan komunikasi digolongkan dalam:

a.       Kegiatan untuk kegiatan komunikasi tidak terprogram

       Contoh: Desas-desus, Kata burung, Grapevine.

b.      Komunikasi memulai dan penciptaan program

c.       Komunikasi pemberian data penerapan strategi

d.      Komunikasi untuk menimbulkan program

e.      Komunikasi tentang hasil kegiatan

Hambatan Komunikasi

Bentuk-bentuk hambatan komunikasi diklasifikasikan menjadi 4 macam, hambatan tersebut adalah:

a.       Hambatan dalam diri pribadi

Faktor-faktor hambatan dalam diri pribadi:

                  a. Persepsi Selektif)      

                  b. Perbedaan dalam individu & ketrampilan komunikasi).

b.      Hambatan antar pribadi

Faktor-faktor yang menyebabkan adalah:

                  a. Iklim)

                  b. Kepercayaan)

                  c. Kredibilitas)

                  d. Kesamaan pengirim penerima

c.       Hambatan Organisasional

Faktor-faktor yang menyebabkan adalah:

                  a. Status)

                  b. Transmisi Hirarki)

                                  Berikut adalah cara merubah transmisi hirarkis:

                                                  ♣ Penyingkatan (codensation) :

                                                  Penelitian menunjukkan bahwa para penerus berita                                         sering atau cinderung mengubah isi        berita  dengan                                                   menyampaikan hanya pokok-pokok       berita (tidak                                                                       secara terperinci seperti yang mereka trima).

                                                  ♣ Closure:

                                                  Para penerima berita yang mendua                                                                                           (membingungkan) cenderung melengkapi atau                                                                                 menutup kekurangan informasi.

                                                  ♣ Pengharapan (expectation):

                                                  Kenyataan yang membuktikan penerus informasi                                                              sering membelokkan komunikasi kearah yang                                                                    mereka inginkan.

                                                  ♣ Asosiasi:

                                                  Menghubungkan peristiwa yang satu dengan                                                       yang lain  pada kejadian yang sudah-sudah.

                  c. Ukuran kelompok)

                  d. Kendala-kendala ruangan)

d.      Hambatan Organisasional

Faktor-faktor yang menyebabkan adalah:

                  a. Bahasa dan pengertian)

                  b. Isyarat Non Verbal)

                  c. Efektifitas Saluran)

                  d. Kebanjiran Informasi)

                                  Berikut adalah cara metode untuk menangani kelebihan                                                 informasi (kebanjiran informasi):

                                  ♠ Penyaringan (Filtering) :

                                  Setiap informasi yang masuk disaring sesuai dengan tipe                                                 informasi tertentu yang relevan dengan keadaan.

                                  ♠ Pengantrian (Queuing):

                                  Pemrosesan berita –berita atas prioritas-prioritas dimana                                               berita yang berprioritas rendah akan dijadwalkan ulang.

                                  ♠ Penetapan saluran ganda:

                                  Yaitu penambahan saluran-saluran masukan dan keluaran                                           seperti penambahan saluran staf khusus atau paralel bila                                                              wewenang didesentralisasikan.

                                 

Teknik Peningkatan Efektifitas Saluran Komunikasi

Teknik-teknik yang dikembangkan untuk mengimplementasikan perbaikan-perbaikan saluran komunikasi adalah sebagai berikut:

a.       Penetapan saluran-saluran pribadi

b.      Penetapan dewan khusus

c.       Penyelenggaraan pertemuan-pertemuan tahunan karyawan

d.      Pembentukan tim-tim tugas

e.      Pembentukan tim-tim manajemen